Anwendungsverwaltung und Dienst, Rechte und Aufgaben

Über die Registerkarte ´professionals´ finden Sie die Accounts der Profis auf der Plattform. Hier können Sie auch neue professionelle Konten erstellen.

Nur der Anwendungsadministrator kann Berufskonten anlegen oder ändern.

Ein professionelles Konto erstellen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Fachkraft hinzufügen' können Sie Konten für (neue) Kollegen anlegen. Sie können die Angaben zu Ihrem Kollegen später jederzeit ändern. Sobald Sie das Konto erstellt haben, erhält Ihr Kollege eine E-Mail mit einem Link zur Erstellung eines Passworts.

Der Link in dieser E-Mail ist sieben Tage lang gültig und kann einmal verwendet werden.
Ist der Link versehentlich abgelaufen? Senden Sie die Willkommens-E-Mail erneut.

Weitere Informationen zu den Feldern

Die Felder, die Sie ausfüllen, wenn Sie ein professionelles Konto anlegen:

• Aktive: Aktiv ist standardmäßig aktiviert. Aktiv bedeutet, dass das Konto verwendet werden kann. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird das Konto deaktiviert. Wenn Sie dies bei der Erstellung des Kontos tun, erstellen Sie also ein deaktiviertes Konto und Ihr Kollege kann sich nicht anmelden.
• E-Mail-Addresse: Dies wird für die Anmeldung verwendet. Wenn die E-Mail-Adresse hier falsch eingetragen ist, hat diese Person offensichtlich die E-Mail zur Erstellung ihres Passworts nicht erhalten. Wenn Sie dies feststellen, ändern Sie die E-Mail-Adresse und senden Sie die Begrüßungs-E-Mail erneut. Jedes Konto erfordert eine eindeutige E-Mail-Adresse.
• Professionelle Identifizierung:Hier können Sie einen eindeutigen (Mitarbeiter-)Code oder eine Nummer hinzufügen. Dies kann bei späteren Recherchen mit den Daten der Plattform nützlich sein. Außerdem können Sie nach diesem Code in der Liste der Fachkräfte suchen.
• Beschreibung: Dieser Text ist für die Kontakte dieses Fachmanns sichtbar. Die Berufsangehörigen können diesen Text auch selbst ausfüllen oder ändern.
• Labels (standardmäßig nicht verfügbar): Sie können den Fachleuten Etiketten zuweisen. Dies kann nützlich sein, wenn z. B. mehrere Praxen oder Teams auf derselben Plattform arbeiten. So können Sie unterscheiden, in welcher Organisation/welchem Team die Fachkraft arbeitet. Hier finden Sie eine Anleitung zur Konfiguration von Labels.(öffnet in einem neuen Fenster) Labels können in den Datenexporten verwendet werden.
• Gruppen: Sie können einen Berufsangehörigen in eine oder mehrere Gruppen einteilen. Das bedeutet, dass ein Berufsangehöriger bestimmte Rechte hat oder nicht hat. Welche Gruppe welche Rechte hat, sehen Sie unter der Überschrift 'Gruppen und ihre Rechte'.

Professionelle Konten verwalten

Um die Konten von Fachleuten zu verwalten, gehen Sie auf die Registerkarte 'Fachleute'. Hier können Sie nach dem betreffenden Berufsangehörigen suchen, z. B. nach Name oder E-Mail-Adresse. Sie können auch verschiedene Filter verwenden.

Haben Sie den Fachmann gefunden, den Sie suchen? Dann öffnen Sie das Konto und Sie sehen diesen Bildschirm:

1. Über die Schaltfläche Bearbeiten' können Sie die Details wie Name, Mailadresse usw. bearbeiten.
2. Arbeitet ein Fachmann nicht mehr in Ihrer Organisation? Sie können das Konto über die Schaltfläche 'Deaktivieren' deaktivieren.
3. Wurde das Konto bereits deaktiviert? Dann wird eine Schaltfläche „Aktivieren“ angezeigt, um das Konto wieder zu aktivieren.

   Die Option „Willkommensnachricht erneut senden“ ist nützlich, wenn sich der Fachmann nicht anmelden kann und/oder sein Passwort verloren hat.

Als Anwendungsadministrator haben Sie das Recht, sich selbst und andere Fachleute einer Gruppe zuzuordnen. Unter „Details“ eines Kontos können Sie die Daten und die Gruppe(n) bearbeiten. Gruppen haben unterschiedliche Rechte auf der Plattform.

Beim Hinzufügen von Gruppen zu Konten ist es sehr wichtig, den Datenschutz zu beachten. Seien Sie sich immer über die möglichen Folgen im Klaren, wenn Sie einem Konto eine Gruppe hinzufügen, die den Fachleuten den Zugriff auf private Kundendaten ermöglicht.

• Anwendungsmanager: Kann die Plattform konfigurieren und Konten für Fachleute erstellen oder bearbeiten. Sieht keine Kundendaten.

  Beachten Sie, dass ein Anwendungsmanager die gesamte Plattform verwalten und sich selbst alle Gruppen zuweisen kann. Seien Sie bei der Zuweisung zu dieser Gruppe sehr vorsichtig. Sind Sie der einzige Anwendungsadministrator auf der Plattform? Entfernen Sie niemals die Gruppe aus Ihrem eigenen Konto. Dann kann niemand mehr die Plattform verwalten.

• Datenanalyst: Hat Zugang zu Datenexporten ohne Kundendaten.
• Datenbeauftragter: Hat Zugang zu Datenexporten einschließlichKundendaten.

  Seien Sie sich darüber im Klaren, dass ein Datenbeauftragter alle datenschutzrelevanten Informationen auf der Plattform exportieren, bearbeiten, verteilen und speichern kann. Seien Sie daher sehr vorsichtig bei der Zuweisung zu dieser Gruppe.

• Therapeut: Darf Klientenkonten anlegen und zu seinem eigenen Caseload hinzufügen. Kann diese Klienten kontaktieren, kann Konten in der eigenen Arbeitsgruppe deaktivieren, Tools anleiten und Feedback geben.

  Die Rechte der Therapeuten gelten nur für die Klienten, die sie selbst betreuen. Das sind Klienten, mit denen sie innerhalb von Minddistrict verbunden sind. Andere Klientenkonten können nur über ein Notfallverfahren eingesehen werden. Weitere Informationen über die Suche außerhalb des Caseloads und den temporären Zugang.(öffnet in einem neuen Fenster)

• Aufsichtsperson:Hat „nur Lesezugriff“ auf die Konten der Kunden, mit denen er als Supervisor verbunden ist.
• Sekretärin: Bearbeitet Anmeldungen. Kann die Namens- und Adressdaten aller Kunden einsehen und ändern. Weist den Klienten Werkzeuge zu und ordnet sie einem Therapeuten zu. Die Sekretärin kann Kundenkonten aktivieren oder deaktivieren. Außerdem kann ein Gespräch mit einem Klienten begonnen werden. Es besteht kein Zugriff auf Konversationen zwischen Klienten und anderen, z. B. mit Therapeuten.

  Eine Sekretärin hat Zugang zu allen Kundenkonten. Es handelt sich dabei um einen eingeschränkten Zugriff: Eine Sekretärin kann z. B. Namen und Adressdaten sehen, aber nicht die Inhalte und Antworten in einem Modul. Gehen Sie bei der Zuweisung zu dieser Gruppe mit Vorsicht vor.

• Kunde: Hat Zugang zu seinem eigenen Konto. Der Klient kann sich mit den entsprechenden Therapeuten in Verbindung setzen und Hilfsmittel aus dem Selbsthilfekatalog starten. Der Klient kann einen Verwandten oder Freund hinzufügen.
• Freund:Hat Kontakt mit dem Klienten. Der Freund kann vom Klienten zu Unterhaltungen mit verwandten Therapeuten hinzugefügt werden. Therapeuten können keine Verwandten in der Plattform sehen, es sei denn, sie werden von einem Klienten zu einem Gespräch eingeladen. Therapeuten und Freunde können nur auf Initiative des Klienten miteinander Kontakt haben.

  Der Freund kann Tools aus dem Selbsthilfekatalog starten. Therapeuten können Freunden keine Hilfsmittel zuweisen. Klient und Freund können die Werkzeuge des jeweils anderen nicht sehen.

• Editor (CMS): Kann Werkzeuge erstellen, wie z.B. Module oder Tagebücher.

• Release Manager (CMS): Kann Tools erstellen und veröffentlichen.

Als Anwendungsmanager und/oder Servicemitarbeiter sind Sie innerhalb Ihrer Organisation der Ansprechpartner für (technische) Fragen zur Plattform. Sie sind der First-Line-Servicedesk. Der Servicedesk von Minddistrict ist ein Second-Line-Servicedesk. Das bedeutet, dass Kunden und Fachleute den Minddistrict-Servicedesk nicht kontaktieren können.

Die folgenden Schritte können Ihnen helfen, Fragen zu beantworten, auf die Sie nicht sofort eine Antwort wissen.

1. Weiter untersuchen

Es kann schwierig sein, herauszufinden, was vor sich geht, wenn ein Benutzer sagt: „X tut es nicht“. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Schritte der Benutzer unternommen hat. Fragen Sie das zuerst. So können Sie dem Benutzer besser helfen. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

Nicht jeder weiß, wie man diese Art von Fragen gut beantworten kann. Versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich herauszufinden, aber denken Sie immer an das Qualifikationsniveau des Nutzers.

Fragen zur Plattform

• Welche Plattform haben Sie benutzt? (URL)
• Haben Sie Minddistrict über einen Browser oder über die Minddistrict App geöffnet?

Fragen zur Situation

• Was haben Sie gemacht? 
• Wo haben Sie geklickt? 
• Was ist passiert? 
• Was haben Sie erwartet, was passieren würde?

Fragen über den Benutzer

• Welcher Nutzertyp hat die Frage gestellt: ein Kunde oder ein Fachmann?
• Wie lautet die ID des fraglichen Kontos?
• Wenn es sich um einen Fachmann handelt: Welchen Gruppen ist dieser Fachmann zugewiesen/welche Rollen hat er?

Fragen zum Tool

• Welches Tool haben Sie verwendet (z. B. Modul, Aktionsplan, Nachrichtenfunktion)?
• Wie lautet die ID dieses Werkzeugs?

Auf dieser Support-Seite erfahren Sie, wie Sie die Plattform-IDs von Tools und/oder Konten finden.(öffnet in einem neuen Fenster)

Fragen zu Hard- und Software

• Welche Art von Gerät benutzen Sie? (Zum Beispiel: Laptop, Tablet, Telefon)
• Welches Betriebssystem + Versionsnummer hat das von Ihnen verwendete Gerät? (Zum Beispiel: Laptop mit Windows 11; Apple iPad Pro mit iOS 17.5.1; Samsung Galaxy S24 Ultra mit Android 14.0). 
• Welchen Browser + Versionsnummer haben Sie verwendet? (Zum Beispiel: Chrome 126; Firefox 127).
• Wenn Sie ein Mobiltelefon/Tablet benutzen: Welche Marke + Modell des Telefons/Tablets haben Sie verwendet? (Zum Beispiel: Samsung Galaxy S24 Ultra; Apple iPhone 15).
• Wenn Sie die Minddistrict App verwenden: Wie lautet die Versionsnummer der Minddistrict App (zum Beispiel: Version 3.59.0)?

2. Einige mögliche Ursachen ausschließen

Sie erhalten möglicherweise Nachrichten, dass 'Minddistrict nicht funktioniert'. Dies könnte bedeuten, dass es einen Fehler in Minddistrict gibt. Es gibt jedoch auch viele andere Faktoren, die die Nutzung von Minddistrict beeinträchtigen können. Schließen Sie diese Faktoren zuerst aus, bevor Sie Ihre Untersuchungen auf Ihrer Trainingsplattform fortsetzen und/oder den Minddistrict-Helpdesk kontaktieren.

• Schlechte Internetverbindung: Die Qualität der Internetverbindung wirkt sich auf Minddistrict aus. Sie können die Stärke einer WLAN-Verbindung mit diesem Test überprüfen: https://www.speedtest.net/.(öffnet in einem neuen Fenster)
• Nicht unterstützter Browser: Der verwendete Browser kann die Qualität von Minddistrict beeinflussen. Bleibt jemand irgendwo auf der Plattform hängen? Bitten Sie die Person, die Plattform in einem anderen Browser (oder einer anderen Version) zu öffnen, um zu sehen, ob dies das Problem löst.
• Nicht unterstützte Hardware oder Software: Irgendwann wird die Unterstützung für veraltete Software und Hardware eingestellt. Dies beeinflusst die Qualität der Minddistrict-Plattform. Prüfen Sie, ob der Browser auf dem neuesten Stand ist.(öffnet in einem neuen Fenster)
• Sicherheitskonfigurationen Ihrer Umgebung: Wenn Sie in der sicheren Umgebung Ihrer Organisation arbeiten, kann dies die Plattform beeinträchtigen. Bleibt jemand irgendwo hängen? Versuchen Sie es erneut über ein anderes Netzwerk, z.B. Ihr Heimnetzwerk oder das Hotspot Ihres Mobiltelefons.
• Geräteeinstellungen: Wenn Sie die Einstellungen Ihres Desktops/Mobiltelefons/Tablets/Netzwerks/E-Mail/Virenscanners/Browsers ändern, kann dies die Qualität von Minddistrict beeinflussen. Überprüfen Sie, ob sich etwas in diesen Einstellungen geändert hat.
• Tippfehler: Können Sie sich nicht anmelden? Können Sie die Plattform nicht finden? Überprüfen Sie auf mögliche Tippfehler.

3. Bestimmen, wie Sie zu einer Lösung gelangen

Ist die Frage für Sie vollständig klar? Dann ist es natürlich an der Zeit, die richtige Antwort zu finden. Sie können dies auf zwei Arten tun:

1. Nutzen Sie die Trainingsplattform, um die Situation selbst zu klären. Siehe unten, wie Sie die Trainingsplattform nutzen, um eine Situation nachzustellen.(öffnet in einem neuen Fenster)
2. Nutzen Sie die Support-Seiten auf unserer Website www.minddistrict.com(öffnet in einem neuen Fenster), und klicken Sie auf der Website auf ‘Support'.(öffnet in einem neuen Fenster)

Finden Sie keine Antwort über diese beiden Ansätze? Kontaktieren Sie den Minddistrict-Helpdesk.(öffnet in einem neuen Fenster)

4. Informieren Sie den Endbenutzer über die nächsten Schritte

In diesem 4. Schritt gibt es zwei mögliche Ergebnisse:

1. Sie können die Frage bereits beantworten 
2. Sie können die Frage noch nicht selbst beantworten. In diesem Fall teilen Sie dem Endbenutzer mit, dass Sie die Frage an die richtige Person weitergeleitet haben und sich bei ihm melden, sobald Sie mehr wissen.

Nutzen Sie Screenshots geschickt. Ein Screenshot ist eine Kopie von Texten oder Bildern, die Sie auf Ihrem Computer/Laptop/Mobilgerät/Tablet sehen. Screenshots sind oft sehr nützlich, da sie wichtige Informationen enthalten können. Sie können Screenshots auch bearbeiten und beispielsweise Pfeile zur Erläuterung hinzufügen. Achten Sie immer auf die Datenschutz, wenn Sie Screenshots an den Minddistrict-Helpdesk senden! Machen Sie Kundendaten unlesbar.

Als Organisation haben Sie Ihre eigene Trainingsplattform. In dieser Umgebung können Sie die Plattform kennenlernen, Funktionen ausprobieren, die Plattform aus der Perspektive des Kunden betrachten oder Probleme reproduzieren.

Erstellen Sie niemals echte Kundenkonten auf der Trainingsplattform! Daten können nicht von einer Plattform auf eine andere übertragen werden.

Das Trainingsplattform ist eine separate Plattform. Es ist jedoch eine Kopie der Produktionsplattform. Damit meinen wir, dass alle Funktionen des Minddistrict-Produkts sowohl auf der Produktions- als auch auf der Trainingsplattform gleich reagieren. Hast du selbst Konfigurationen auf der Produktionsplattform geändert? Falls ja, empfehlen wir, diese auch auf der Trainingsplattform vorzunehmen.

Da die Trainingsplattform eine separate Umgebung von der Produktionsplattform ist, kann keine Datenkontamination auftreten. Du kannst dich ohne Sorgen umsehen und experimentieren.

Die Ausnahmen sind Integrationen. Integrationen sind normalerweise nur auf der Produktionsplattform verfügbar. Oder wir haben eine separate Plattform erstellt, um diese zu testen. Zum Testen einer Integration kannst du also die Trainingsplattform nicht verwenden.

Wie erstelle ich ein Testkonto?

Um ein Testkonto für einen Klienten zu erstellen, benötigst du eine andere E-Mail-Adresse als die, die du für dein professionelles Konto verwendet hast. Jedes Konto benötigt eine eindeutige E-Mail-Adresse. Du kannst dies tun, indem du:

1. Eine zweite E-Mail-Adresse von dir selbst verwendest, zum Beispiel deine private E-Mail-Adresse. Das bedeutet, dass du eine E-Mail an diese Adresse erhältst, die einen Link enthält, um das Passwort für dieses Konto zu erstellen.
2. Eine E-Mail-Adresse im Format: 'minddistrict+vorname-nachname@minddistrict.com' (z.B. minddistrict+henkdeboer@minddistrict.com) verwendest. Das bedeutet, dass eine E-Mail an eine von Minddistrict verwaltete Adresse gesendet wird, um das Passwort zu erstellen. Minddistrict wird damit nichts weiter tun. Mit einer solchen E-Mail-Adresse kannst du dich nicht direkt anmelden, aber du kannst den Benutzerwechsel verwenden.

Das Erstellen von Klienten-Konten und das Testen mit ihnen erfordert die Gruppe 'therapeut'.

Benutzerwechsel

Auf deiner Trainingsplattform wurde die Funktion 'Benutzerwechsel' aktiviert. Dies ermöglicht es dir, während du als Therapeut eingeloggt bist, die Plattform aus der Perspektive des Klienten zu sehen, ohne dich jedes Mal separat ein- und ausloggen zu müssen.

Der Benutzerwechsel funktioniert wie folgt:

1. Erstelle ein Konto für einen  Testklienten auf der Seite 'Clients'.
2. Öffne im Konto deines Testklienten den Menüpunkt 'Details'.
3. Klicke auf die Schaltfläche 'Benutzerwechsel' oben rechts.
4. Bestätige den Wechsel auf dem nächsten Bildschirm.

Reproduzieren

Für dich als Anwendungsmanager und/oder Service-Mitarbeiter ist das Reproduzieren ein wichtiges Merkmal. Reproduzieren bedeutet, die Handlungen so genau wie möglich nachzustellen, wenn ein Benutzer ein Problem innerhalb der Minddistrict-Plattform hat.

Warum reproduzieren?

Es liefert viele Informationen, wenn du das Problem reproduzierst. Du kannst:

• genau erfahren, womit der Benutzer Schwierigkeiten hat. Dies kann dir ermöglichen, zu erkennen, was vor sich geht und der Person, die das Problem meldet, eine spezifische Lösung anzubieten.
• überprüfen, ob das Problem plattformweit ist oder nur dieser Benutzer dieses Problem hat.
• sehen, ob das Problem plattformbezogen oder durch externe Faktoren verursacht ist. Hier klicken für eine Checkliste mit externen Faktoren.(öffnet in einem neuen Fenster)
• einen detaillierten Fehlerbericht an den Minddistrict-Service Desk senden, wenn ein Fehler auftritt. Das Problem kann daher schneller und effizienter behandelt werden. Gehe zu dieser Support-Seite für weitere Informationen.(öffnet in einem neuen Fenster)
• Screenshots an den Minddistrict-Service Desk senden, ohne echte Klientendaten (wegen des Datenschutzes). Lies auf dieser Seite, warum das wichtig ist.(öffnet in einem neuen Fenster)

Wie gehst du damit um?

Frage die Person, die das Problem meldet, welche Schritte unternommen wurden, damit du das Problem so gut wie möglich reproduzieren kannst. Du kannst das folgende Skript verwenden:

• Szenario: Frage nach allen Schritten, die der Berichtende unternommen hat, um das Problem bestmöglich zu reproduzieren.
• Erwartetes Ergebnis: Was erwartete der Berichtende nach Befolgung der oben genannten Schritte zu sehen?
• Tatsächliches Ergebnis: Welches Ergebnis sieht der Berichtende derzeit?
• Details und Spezifikationen: Details und Spezifikationen von Geräten wie dem Browser oder Modell des Mobiltelefons sind wichtig. Dies liegt daran, dass ein Fehler oder eine Störung zum Beispiel mit dem Browser oder Typ des Telefons zusammenhängen kann. Übersicht über wichtige Spezifikationen:
  • Browser + Versionsnummer
  • Gerätetyp (Desktop, Tablet, Mobil)
  • Betriebssystem + Versionsnummer
  • Minddistrict-App + Versionsnummer

Hast du genügend Informationen gesammelt, um das Problem zu reproduzieren? Gehe zur Schulungsplattform und durchlaufe dieselben Schritte wie der Berichtende.

Weißt du nicht, wie du das Problem lösen sollst? Bitte kontaktiere den Minddistrict-Service Desk. Wir werden das Problem ebenfalls reproduzieren. Bitte gib uns die korrekten Informationen. Lies auf dieser Seite, wie du das machen kannst.(öffnet in einem neuen Fenster)

Als Anwendungsmanager bist du der erste Ansprechpartner deiner Organisation für (technische) Fragen zur Plattform. Darüber hinaus bist du der Ansprechpartner für den Minddistrict-Service Desk. Wenn du deine Aufgaben als Anwendungsmanager (vorübergehend) aufgibst, ist es notwendig, einen Nachfolger zu benennen. Als Anwendungsmanager bist du der einzige, der ein neues Konto für Kollegen erstellen und die notwendigen Rechte hinzufügen kann. Auch bist du der einzige, der Konfigurationen ändern kann. Sorge rechtzeitig für einen Nachfolger, bevor du gehst.

Füge die Gruppe Anwendungsmanager hinzu

Bist du der einzige Anwendungsmanager auf deiner Plattform? Dann füge die Gruppe Anwendungsmanager zum Konto deines Kollegen hinzu. Oder erstelle ein Anwendungsadministrator-Konto für einen neuen Kollegen. Hier kannst du lesen, wie das geht.(öffnet in einem neuen Fenster)

Daten an den Minddistrict-Service Desk übermitteln

Für den Minddistrict-Service Desk ist es notwendig zu wissen, wer die Ansprechpartner in den Organisationen sind und mit wem wir kommunizieren können. Bitte informiere den Service Desk, wenn es einen neuen Ansprechpartner/Anwendungsmanager gibt. Dein Nachfolger wird dann ebenfalls zur Mailingliste für die Release-Notizen hinzugefügt.

Schulung

Informiere deinen neuen Kollegen über die Verantwortlichkeiten, Aktivitäten und internen Vereinbarungen der Anwendungsverwaltung. Du kannst den neuen Anwendungsmanager über diese Support-Seite(öffnet in einem neuen Fenster) informieren oder beim Minddistrict-Service Desk ein E-Learning zur Anwendungsverwaltung anfordern.

Jeden letzten Freitag im Monat sendet Minddistrict den Anwendungsmanagern eine Release-Notiz. Die Release-Notiz informiert dich über die neuesten Entwicklungen und enthält wichtige Ankündigungen zur Plattform. So bleibst du immer auf dem Laufenden über die neuesten Nachrichten und kannst die Minddistrict-Plattform optimal nutzen.

Als Anwendungsmanager ist es deine Aufgabe, die Auswirkungen eines bevorstehenden Releases auf deine Organisation einzuschätzen und die Informationen aus der Release-Notiz an die relevanten Personen weiterzugeben.

Frühere Release-Notizen findest du hier online.(öffnet in einem neuen Fenster)

In der Release-Notiz findest du: Neue Funktionen Neue Inhalte Wichtige Ankündigungen Änderungen an der Plattform

Möchtest du die kommenden Release-Notizen erhalten? Hier anmelden.(öffnet in einem neuen Fenster)

Informationen über die verschiedenen Konfigurationen und Optionen findest du auf diesen Support-Seiten.(öffnet in einem neuen Fenster)

Hinter jedem Kachel findest du eine Beschreibung der Konfigurationen. Stelle sicher, dass du die verschiedenen Konfigurationen auf deiner Schulungsplattform ausprobierst! Nicht jede Plattform hat alle Kacheln auf der Konfigurationsseite.