Data exports

Een export aanmaken

Heb je de rol van data analist of data officer? Je kunt dan exports aanmaken. De exports zijn ingedeeld in verschillende categorieën:  

• Gebruikers
• Tools
• Communicatie
• Aanmeldingen (deze categorie is alleen zichtbaar als cliënten de mogelijkheid hebben om zich op het platform (anoniem) te registreren.  Dit is een configuratie die niet op alle platformen beschikbaar is)

1. Stap 1 - Selecteer de export die je wilt aanmaken
   Welke exports je in deze stap ziet hangt af van hoe jullie platform geconfigureerd is.
   Bijvoorbeeld: je ziet hier alleen een export over videobellen als deze feature is aangezet op jullie platform.
2. Stap 2 - Selecteer de velden waarvan je data wilt inzien
   In deze stap vind je een overzicht van alle velden die de export kan bevatten. Sommige velden zijn standaard geselecteerd. Als je met je muis over het informatie-icoon gaat, krijg je meer informatie over de velden.
   
3. Stap 3 - Selecteer het bestandstype
   Het type CSV is standaard geselecteerd. Je kunt dit gemakkelijk veranderen naar Excel.
   In de rechter kolom kun je meer informatie over de export vinden. Mis je velden of zijn er teveel velden? Je kunt altijd weer terug naar stap 2 om iets t wijzigen.

   Let op: Het downloaden van grote data bestanden kan wat langer duren. Je ontvangt een notificatie als de export gereed is.

Excel tips

We geven geen handleiding/uitleg over het werken met data in Excel. Wel delen we een aantal links naar Microsoft supportpages waar je informatie kunt vinden over een paar handige functies in Excel.

Om met de data van (mobiele) modules te kunnen werken, geven we graag wat meer uitleg over Minddistrict (mobiele) modules. We zullen dit vanuit drie perspectieven beschrijven:

1. De manier waarop modules worden gebouwd door een editor in het Content Management Systeem (CMS).
2. De manier waarop de eindgebruiker  (de hulpverlener) de modules ziet. 
3. Wat je kunt vinden in de data exports.

We beginnen met de eerste twee, omdat dit jou kan helpen om data-gerelateerde vragen goed te interpreteren en een export uit te draaien. We geven ook een voorbeeld van een echte module; de module 'oefenen met ontspannen' (dus als alles mislukt, volg dan die module om rustig te blijven...).

1.    Module aanmaken; perspectief van een content editor

In het Content Management Systeem (CMS) kan een content editor een module bouwen die bestaat uit hoofdstukken. Elk hoofdstuk bestaat uit één of meer pagina's. Een content editor kan 'speciale' pagina's aan een module toevoegen:

1. Een mijlpaal, bedoeld om de klant te 'belonen' voor zijn vooruitgang.
2. Een verzendmoment, laat een cliënt de stappen afronden en zijn antwoorden opsturen. Antwoorden kunnen niet meer worden gewijzigd. Afhankelijk van de opzet van de module wordt de professional eventueel om feedback gevraagd of kan de cliënt verdergaan zonder de tussenstap van feedback.
3. Een optionele sectie, de cliënt kan kiezen om de sectie wel of niet te doen 
4. Herbruikbare pagina's, 'bouwstenen' met een vaste inhoud die in meerdere modules kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld: een blok van 3 pagina's met uitleg over hoe je een ontspanningsoefening doet).

De module zoals de editor deze ziet in het CMS, in dit geval een verzendmoment.

Een content editor kan de opzet indelen op:

1. Verdeling in hoofdstukken.
2. Verdeling in mijlpalen.
3. Verdeling in verzendmomenten.

De module vanuit het perspectief van de CMS-gebruiker, vedeeld in hoofdstukken, mijlpalen en verzendmomenten.

2.    Perspectief van de professional

De professional ziet dat een module uit hoofdstukken bestaat. Elk hoofdstuk bevat één of meer pagina's. Een pagina kan content elementen tonen (bv. tekst/multimedia/vragen), een mijlpaal of een verzendmoment.

 De eerste stap van de module 'Oefenen met ontspannen' (zoals de professional deze ziet in de catalogus).

Een module kan voor een client aangepast worden. Een professional heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om meer dan één module aan een cliënt-account toe te voegen; parallel of achter elkaar. Een professional heeft ook de mogelijkheid om hoofdstukken in een module uit te zetten. Daarnaast kan bepaalde content optioneel zijn voor de cliënt en kan de cliënt dus besluiten om bepaalde delen over te slaan.

Kolom in een module waar een professional een hoofdstuk kan (1) uit/aanzetten en (2)  een module kan toevoegen.	Voorbeeld van een optionele sectie, waar de cliënt kan kiezen om een deel over te slaan of om alles te doen.

3.   Wat vind je in de een data export: informatie over ‘Modules in modulelijst’

In het export bestand ‘modules in moduleljist’ vind je informatie over de (mobiele) modules die op jouw platform worden gebruikt.

Dit bestand bevat geen privacygevoelige informatie. Zowel de data analist als de data officer kunnen deze export downloaden. Natuurlijk is het nog steeds belangrijk om zorgvuldig met deze data om te gaan.

Waarom bestaat deze export? Er is toch al een export met data over mobiele modules?

Dat klopt. Er is ook een export ‘stappen in de module’. Er zijn echter drie verschillen tussen beide exports:

1. De export 'modules in modulelijst' toont informatie over het moment dat module werd toegevoegd terwijl de export 'Stappen in de module' dat niet doet.
2. Het bestand 'modules in modulelijst' bevat informatie over zowel de persoon die de module heeft geactiveerd als de persoon die de module momenteel begeleidt, terwijl het bestand 'stappen in de module' alleen de huidige begeleiding laat zien.
3. en, waarschijnlijk het belangrijkste: als je geïnteresseerd bent in 'basis' informatie zoals wanneer een module door wie is aangeboden en  hoe ver (in stappen) men in die module is, is het bestand 'modules in modulelijst' een mooie lichtgewicht alternatief voor alle details die in het bestand 'stappen in de module' worden getoond. Hierdoor is het een gemakkelijkere export om te interpreteren.

Wat vind je in de verschillende kolommen van de export 'modules in modulelijst'?

Per kolom in de data-export lichten we toe wat de meest relevante informatie is en hoe je die kunt interpreteren.

1. client database id
   Elke cliënt account in Minddistrict krijgt automatisch een uniek, geanonimiseerd platform ID. Dit ID wordt in deze kolom in de export getoond. Met de informatie in deze kolom kun je bijvoorbeeld:
   • zien hoeveel unieke cliënten een (mobiele) module aangeboden kregen. 
   • zien hoeveel modules er per cliënt zijn aangeboden. Elke module levert één regel op in de export.
2. professional database id

   Elke professioneel account in Minddistrict krijgt automatisch een uniek, geanonimiseerd platform ID. Als deze kolom gevuld is betekent dit dat de genoemde professional op dit moment gekoppeld is aan deze specifieke module.

   Goed om te weten: alleen de huidige gekoppelde professional staat hier en het kan zijn dat de module eerder door een andere professional werd begeleid. Als de kolom leeg is, is er momenteel geen begeleidende professional

   Let op: Dat een module door een professional wordt begeleid, betekent niet dat de feedbackfunctie ook is geactiveerd. Dit zijn twee afzonderlijke functionaliteiten.

3. module list id and module id
   Een cliënt krijgt een module (dus module id) aangeboden binnen een modulelijst (modulelijst id). Een modulelijst kan één of meerdere modules bevatten. Maar een cliënt kan ook meerdere modulelijsten aangeboden krijgen.

   Dit verschil heeft te maken met de vraag of je modules parallel of opeenvolgend aanbiedt. Als een hulpverlener twee modules tegelijk (parallel) aanbiedt aan een cliënt zie je:
   -    m.1 – l.1
   -    m.1 – l.2
   In dit geval zijn er voor de cliënt 2 modules tegelijk beschikbaar en kan de cliënt kiezen welke hij wil openen.
   
   Heeft de hulpverlener 2 modules na elkaar (opeenvolgend) aangeboden, dan zie je:
   -    m.1 – l.1
   -    m.2 – l.1
   In dit geval heeft de cliënt één module beschikbaar en kan de cliënt de tweede module alleen starten als hij/zij de eerste heeft afgerond.

4. creation
   In deze kolom staat de datum en het tijdstip waarop de module aan de cliënt is toegewezen.

5. completion
   Deze kolom laat de datum en het tijdstip zien waarop de module voor 100% doorlopen is door de client. De laatste pagina krijgt de status 'afgerond'.

   In de praktijk zien we dat veel clienten die 100% niet halen omdat de op de laatste pagina niet op de buton klikken waarmee ze een module helemaal afronden.

6. content id
   Wanneer een content editor een module aanmaakt in het Content Management Systeem (CMS) krijgt deze automtisch een content ID. Deze ID wordt in deze kolom getoond. 

7. content title
   De content titel van elke afzonderlijke module is te vinden in deze kolom. Het gaat dan om de titel die door de content editor is geschreven in in het CMS.

8. content version
   Op het moment dat een content editor wijzigingen maakt in een module en deze released, dan krijgt de module een nieuwe versie. Zo'n wijziging kan groot zijn (een gehele herziening van teksten of extra toegevoegde stappen bijvoorbeeld) of klein (een enkele typefout verbeteren). Grote wijzigingen kunnen invloed hebben op de kolom 'total steps'.

9. latest completed step offset
   In deze kolom zie je de laatste stap die de cliënt heeft afgerond.

10. total steps
    Deze kolom laat het aantal stappen zien waaruit de betreffende versie van de module bestaat.

11. latest completed step timestamp
    Het tijdstip waarop de cliënt de laatste doorlopen stap heeft afgerond.

12. creator and creator user type
    Het ID van de persoon die de module heeft toegekend aan de cliënt staat hier. Wil je een snel zien welk gebruikerstype de module heeft toegekend? Dan kan dat ook in deze kolom (bijvoorbeeld 'professional' of 'cliënt'). Op het moment dat een cliënt zelf een module heeft gestart kan dat twee dingen betekenen:
    1. De cliënt heeft in de zelfhulpcatalogus zelf een module gestart. In dat geval wordt de module toegevoegd aan een nieuwe modulelijst. (in de kolom 'module list id and module id' van deze cliënt staat l.1-m.1, l.2-m.1)
    2.   De cliënt heeft de mogelijkheid om, tijdens het maken van een module, een andere module te selecteren (via een optionele sectie). In dat geval zal de module worden toegevoegd in de bestaande modulelijst (de cliënt heeft l1-m.2 staan in de export).

Kan ik de beschikbare gegevens gebruiken om het percentage voltooide modules te berekenen?

Dit kan niet.

Ok, maar hoe kan ik dan een ruwe schatting krijgen?

Je kunt een algemene ruwe berekening doen waarbij je een schatting krijgt van het percentage afgeronde modules. Dit doe je door de laatst voltooide stap te delen door het totaal aantal stappen.

Waarom moet je voorzichtig zijn met het interpreteren van voltooiingspercentages?

Er zijn drie dingen belangrijk om te onthouden als je kijkt naar voltooiingspercentages:

1. Een (deel van een) module kan alleen de status 'klaar' krijgen als deze is verzonden. Bijvoorbeeld: als een module uit 25 pagina's bestaat en er slechts één verzendmoment aan het einde is, dan zal geen van de pagina's de status 'klaar' krijgen totdat de cliënt bij die allerlaatste pagina is. Tot die tijd krijgen de pagina's daarvoor de status 'in wachtrij'.
2. Een professional kan een module aanpassen. Hij kan bijvoorbeeld een hoofdstuk voor een cliënt uitzetten. Dit heeft geen effect op het 'totaal aantal stappen', maar wel op 'laatste voltooide stap'. Zodra een cliënt voorbij het overgeslagen hoofdstuk is, zal het aantal voltooide stappen omhoog gaan.
3. Een cliënt kan optionele secties in een module overslaan. Dit heeft hetzelfde effect als de uitgezette hoofdstukken in het punt hierboven: zodra de cliënt doorgaat zal het aantal voltooide stappen omhoog gaan. 

Hoe kan ik beschikbare gegevens gebruiken om dropouts te berekenen? 

Als je de de informatie uit de berekening van het voltooiingspercentage combineert met de kolom 'latest completed step timestamp" kun je deze informatie gebruiken om de uitval (dropout) te berekenen.

Bij Minddistrict definiëren we uitval/dropout als volgt:
Een module beschouwen we als voltooid als 80% of meer van de stappen/sessies doorlopen zijn. 
Van drop out is sprake als de module voor minder dan 80% is voltooid EN er meer dan 60 dagen zijn verstreken sinds de laatste sessie/stap doorlopen is, EN er actie is vereist van de cliënt (bijv. een volgende stap staat actief of er is feedback beschikbaar). 
Valt een cliënt/een module niet onder voltooid of dropout, dan is er sprake van een cliënt/module die ‘in progress’ is.

We hebben voor 60 dagen kozen omdat we op basis van (historische) gebruikersdata hebben gezien hebben gezien dat deze periode vrij accuraat voorspelt dat cliënten na deze periode helemaal niet meer verder gaan.

Het is mogelijk om in de export 'Video gebruik door professionals' een periode te selecteren waarvan je de data wilt zien.