Applicatiebeheer en service, rechten en taken

Onder de tab ´professionals´ vind je de professionals die aan het platform zijn toegevoegd. Hier kun je ook nieuwe professional accounts aanmaken.

Alleen de applicatiebeheerder kan professional accounts aanmaken of wijzigen.

Professional account aanmaken

Door te klikken op de knop ´Professional toevoegen´ kun je accounts aanmaken voor (nieuwe) collega’s. De gegevens van jouw collega kun je later altijd aanpassen. Zodra je het account hebt aangemaakt, ontvangt jouw collega een e-mail met daarin een link om een wachtwoord aan te maken.

De link in deze e-mail is zeven dagen geldig en kan één maal gebruikt worden.
Is de link per ongeluk verlopen? Verzend de welkomstmail dan nogmaals.

Meer informatie over de velden

De velden die je invult bij het aanmaken van een professionalaccount:

• Actief: Actief staat standaard aangevinkt. Actief wil zeggen dat het account gebruikt kan worden. Als je dit vinkje uitzet, wordt het account gedeactiveerd. Doe je dit bij het aanmaken van het account, dan maak je dus een gedeactiveerd account aan en kan jouw collega niet inloggen.
• E-mailadres: Dit wordt gebruikt om mee in te loggen. Mocht het e-mailadres een keer incorrect zijn ingevoerd dan heeft deze persoon de e-mail om zijn wachtwoord aan te maken uiteraard niet ontvangen. Kom je hier achter, pas het e-mailadres dan aan en verstuur de welkomstmail opnieuw. Elk account heeft een uniek e-mailadres nodig.
• Identificatie professional: Hier kun je een unieke (personeels)code of –nummer toevoegen. Dit kan handig zijn als er later onderzoek gedaan wordt met de data uit het platform. Bovendien kun je op deze code zoeken in de lijst van professionals.  Er is een optie om dit veld verplicht te maken deze informatie kan cruciaal zijn voor sommige koppelingen zoals bijvoorbeeld Koppeltaal, DLO of SAML.
• Beschrijving: Deze tekst is zichtbaar voor contactpersonen van deze professional. De professional kan deze tekst ook zelf invullen of aanpassen.
• Labels (niet standaard beschikbaar): Je kunt labels toekennen aan professionals. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld meerdere huisartspraktijken of teams vallen onder hetzelfde platform. Hierdoor kun je onderscheiden bij welke instelling de professional werkzaam is. Kijk hier voor instructies hoe je labels kunt configureren.(Opent in nieuw venster) Labels zijn terug te vinden in de data-exports.
• Groepen: Je kunt een professional in een of meerdere groepen indelen. Dit betekent dat een professional bepaalde rechten wel of niet heeft. Bekijk onder het kopje 'Groepen en hun rechten' welke groep welke rechten heeft.

Professional accounts beheren

Voor het beheren van professional accounts kun je naar de tab 'Professionals'. Hier kun je betreffende professional zoeken, op bijv. de naam of het mailadres. Ook kun je gebruik maken van diverse filters.

De professional gevonden die je zocht? Open dan het account en je ziet het volgende scherm:

1. Je kunt de gegevens, als naam, mailadres etc. aanpassen, via de knop 'Aanpassen
2. Is een professional niet langer werkzaam in jullie organisatie? Via de knop 'Deactiveren' kun je het account deactiveren.
   Is het account al gedeactiveerd? Dan staat daar een knop 'Activeren', zodat je het account weer kunt activeren.
3. 'Verstuur welkomstmail opnieuw' is een handige optie als de professional niet kan inloggen en/of het wachtwoord kwijt is.

Als applicatiebeheerder heb je het recht om jezelf en collega professionals toe te wijzen aan een groep. Bij 'Details' van een account kun je de gegevens en groep(en) aanpassen. De groepen hebben verschillende rechten in het platform.

Bij de indeling in groepen is het heel belangrijk om rekening te houden met privacy. Wees je steeds goed bewust van de mogelijke gevolgen als je een groep toevoegt aan een account waarmee de professional toegang heeft tot privacygegevens van cliënten.

• Applicatiebeheerder: Mag het platform configureren en kan accounts voor professionals aanmaken of wijzigen. Ziet geen cliëntgegevens.

  Wees je ervan bewust dat een applicatiebeheerder het volledige platform kan beheren en alle groepen aan zichzelf kan toekennen. Ga zeer zorgvuldig om met het toewijzen aan deze groep. Ben je de enige applicatiebeheerder in het platform? Haal de groep nooit weg bij je eigen account. Dan kan niemand het platform beheren.

• Data analist: Heeft toegang tot data exports zonder cliëntgegevens.
• Data officer: Heeft toegang tot data exports inclusief cliëntgegevens.

  Wees je ervan bewust dat een data-officer alle in het platform aanwezige privacy-gevoelige informatie kan exporteren, bewerken, verspreiden en opslaan. Ga daarom zeer zorgvuldig om met het toewijzen aan deze groep.

• Hulpverlener: Mag cliënt accounts aanmaken en aan de eigen caseload toevoegen. Kan hierna contact met deze cliënten opnemen, mag gekoppelde accounts deactiveren, tools begeleiden en feedback geven.

  De rechten van hulpverleners gelden alléén voor cliënten in hun eigen caseload. Dit zijn cliënten waar zij binnen Minddistrict aan gekoppeld zijn. Andere cliëntaccounts kunnen zij alleen inzien door gebruik te maken van een noodprocedure.
  Meer informatie over het zoeken buiten de caseload en tijdelijke toegang.(Opent in nieuw venster)

• Supervisor: Heeft ‘read only’ toegang tot de dossiers van cliënten waaraan deze als supervisor gekoppeld is.
• Secretaresse: Verwerkt aanmeldingen. Kan voor alle cliënten NAW gegevens inzien en wijzigen. Zet tools voor cliënten klaar en koppelt daar een hulpverlener aan. De secretaresse kan accounts activeren of deactiveren. Verder kan er een gesprek met de cliënt worden gestart. Er is geen inzage in gesprekken tussen cliënt en anderen, bijv. met hulpverlener.

  Een secretaresse heeft toegang tot alle cliëntaccounts. Dit is een beperkte toegang: een secretaresse ziet bijvoorbeeld wel NAW gegevens, maar niet de inhoud van een module. Ga zorgvuldig om met het toewijzen aan deze groep.

• Cliënt: Heeft inzage in eigen dossier. De cliënt kan contact opnemen met de gekoppelde hulpverlener(s) en tools starten in de zelfhulpcatalogus. De cliënt kan een naaste toevoegen.
• Naaste: Heeft contact met de cliënt. De naaste kan door de cliënt toegevoegd worden aan gesprekken met gekoppelde hulpverlener(s). Hulpverleners kunnen naasten niet zien in platform, mits uitgenodigd door een cliënt in een gesprek. Hulpverleners en naasten kunnen alleen contact met elkaar hebben op initiatief van de cliënt.
  De naaste kan tools starten vanuit de zelfhulpcatalogus. Tools kunnen niet door hulpverlners worden toegewezen aan de naasten. De cliënt en de naasten kunnen elkaars tools niet inzien. 
• Editor (CMS): Mag documenten en templates maken.
• Release manager (CMS): Mag documenten en templates releasen.

Als applicatiebeheerder en/of servicemedewerker ben je het aanspreekpunt binnen jouw organisatie voor (technische) vragen over het platform. Je bent de eerstelijns servicedesk. De servicedesk van Minddistrict is een tweedelijns servicedesk. Dat wil zeggen dat cliënten en professionals geen contact kunnen opnemen met Minddistrict.

Onderstaande stappenplan kan je helpen vragen zo goed mogelijk te beantwoorden wanneer je het antwoord niet meteen weet.

1. Doe nader onderzoek

Het is vaak lastig in te schatten wat er aan de hand is als een gebruiker aangeeft: 'x doet het niet'. Belangrijk is om te achterhalen welke stappen de gebruiker heeft gedaan. Vraag dit eerst uit. Hierdoor kun je de gebruiker uiteindelijk beter helpen. Onderstaande vragen kunnen je hierbij helpen:

Niet iedereen weet dit soort vragen altijd goed te beantwoorden. Probeer zo veel mogelijk informatie te achterhalen, maar houd altijd rekening met het niveau van de gebruiker.

Vragen over het platform

• Welk platform gebruikte je? (URL)
• Open Minddistrict via browser of in de Minddistrict App?

Vragen over de situatie

• Wat was je aan het doen? 
• Waar klikte je? 
• Wat gebeurde er? 
• Wat had je verwacht dat er zou gebeuren?

Vragen over de gebruiker

• Welk type gebruiker heeft de vraag gesteld: een cliënt of een professional?
• Wat is het ID van het account waar het om gaat?
• Als het een professional is: in welke groepen is deze professional ingedeeld/welke rollen heeft deze?

Vragen over de tool

• Welke tool gebruikte je? (Bijvoorbeeld: module, actieplan, berichtfunctie)
• Wat is het ID van de tool waar het over gaat?

Bekijk op deze supportpagina waar je platform ID's kunt vinden voor tools en/of accounts.(Opent in nieuw venster)

Vragen over hard- en software

• Wat voor device gebruik je? (Bijvoorbeeld: laptop, tablet, telefoon)
• Welk besturingssysteem + versienummer heeft het device dat je hebt gebruikt? (Bijvoorbeeld: Windows 10 1903; iOS 12.3.1; Android 9.0) 
• Welke browser heb je gebruikt? (Bijvoorbeeld: Chrome; Firefox; Safari)
• (Bij gebruik van mobiele telefoon/tablet) Welk merk + model telefoon/tablet heb je gebruikt? (Bijvoorbeeld: Apple iPhone 8; Samsung Galaxy S6; Apple iPad Pro). 
• (Bij gebruik van de Minddistrict app) Wat is het versienummer van de Minddistrict App? (Bijvoorbeeld: versie 3.40.0) 

2. Sluit een aantal zaken uit

Je zult meldingen binnenkrijgen dat 'Minddistrict het niet doet'. Dit kan betekenen dat er een bug in Minddistrict zit. Maar er zijn ook veel andere factoren die het gebruik van Minddistrict kunnen beïnvloeden. Sluit deze factoren eerst uit voordat je op jullie trainingsplatform nader onderzoek doet en/of je de hulp inschakelt van de Minddistrict servicedesk. 

• Slechte internetverbinding: De kwaliteit van de internetverbinding heeft invloed op Minddistrict. Met deze test kun je de sterkte van een wifi-verbinding testen: https://www.speedtest.net/.(Opent in nieuw venster)
• Niet ondersteunde browser: De browser die wordt gebruikt kan invloed hebben op de kwaliteit van Minddistrict. Loopt iemand ergens vast in het platform? Vraag om het platform eens via een ander browser te openen om te zien of dat het probleem oplost.
• Niet ondersteunde hard- of software: Op een gegeven moment stopt de ondersteuning van verouderde soft- en hardware. Dit heeft invloed op de kwaliteit van het Minddistrict platform. Check of de browser up-to-date is.(Opent in nieuwvenster)
• Configuraties eigen beveiligde omgeving: Wanneer je werkt vanuit de beveiligde omgeving van jouw organisatie, kan dit invloed hebben op het platform. Loopt iemand ergens vast? Probeer het nogmaals via een ander netwerk, bijvoorbeeld je thuisnetwerk of gebruik de hotspot van je mobiele telefoon.
• Instellingen device: Wanneer je de instellingen van je desktop/mobiel/tablet/netwerk/e-mail/virusscanner/browser verandert, kan dit invloed hebben op de kwaliteit van Minddistrict. Ga na of hierin mogelijk iets veranderd is.
• Typefout: Lukt het inloggen niet? Kun je de webpagina niet vinden? Ga na of er mogelijk een typefout is gemaakt.

3. Bepaal hoe je tot een oplossing komt

Is de vraag je helemaal duidelijk? Dan is het natuurlijk tijd om het juiste antwoord te vinden. Dat kun je op twee manieren doen:

1. Maak gebruik van het trainingsplatform om zaken zelf uit te proberen. Bekijk hieronder hoe je het trainingsplatform kunt gebruiken om de situatie te reproduceren.(Opent in nieuw venster)(Opent in nieuw venster)
2. Maak gebruik van de supportsites op onze website www.minddistrict.com(Opent in nieuw venster) als je klikt op ‘Support'.(Opent in nieuwe venster)

Kom je er met die twee manieren niet uit? Neem dan contact op met de Minddistrict servicedesk.(Opent in nieuw venster)

4. Informeer de eindgebruiker over de volgende stap(pen)

In deze stap kunnen er twee uitkomsten zijn:

1. Je kunt de vraag al zelf beantwoorden.
2. Je kunt de vraag nog niet zelf beantwoorden. In dat geval laat je aan de eindgebruiker weten dat je de vraag hebt doorgestuurd naar de juiste persoon en dat je contact opneemt zodra je meer weet.

Maak handig gebruik van screenshots. Een screenshot is een kopie van tekst of afbeeldingen die je op je computer/laptop/mobiel/tablet ziet. Screenshots zijn vaak heel handig omdat ze belangrijke informatie kan bevatten. Ook kun je screenshots bewerken en ter verduidelijking bijvoorbeeld pijltjes aanbrengen. Let wel altijd op privacy als je screenshots doorstuurt naar de Minddistrict servicedesk!

Als organisatie heb je een eigen trainingsplatform. In deze omgeving kun je kennismaken met het platform, functies uitproberen, het platform bekijken vanuit het perspectief van de cliënt of problemen reproduceren.

Maak nooit echte cliëntaccounts aan in het trainingsplatform! Gegevens kunnen niet overgedragen worden van de ene platform naar de andere platform.

Het trainingsplatform is een aparte platform maar wel een kopie van het productieplatform. Hiermee bedoelen we dat alle functionaliteiten van het Minddistrict product hetzelfde reageren in zowel het productie- als het trainingsplatform. Heb je zelf configuraties op het productieplatform gewijzigd? Wij adviseren dan om dit ook in het trainingsplatform te doen.
Doordat het trainingsplatform een aparte omgeving is van het productieplatform, kan er geen datavervuiling ontstaan. Je kunt zorgeloos rondklikken en experimenteren

Uitzonderingen hierop zijn koppelingen. Koppelingen worden doorgaans alleen gekoppeld aan het productieplatform. Voor het testen met een koppeling kun je het trainingsplatform dus niet gebruiken. 

Hoe maak je een testcliënt aan?

Voor de aanmaak van een cliënt testaccount heb je een ánder mailadres nodig dan je hebt gebruikt voor jouw professional account. Ieder account heeft een uniek mailadres nodig. Je kunt hiervoor:

1. Een tweede eigen emailadres gebruiken, bijvoorbeeld je privé e-mailadres. Dit betekent dat je op dat e-mailadres een e-mail ontvangt met een link om het wachtwoord voor dit account aan te maken.
2. Een e-mailadres gebruiken van het formaat: ‘minddistrict+voornaamachternaam@minddistrict.com’ (bijvoorbeeld minddistrict+henkdeboer@minddistrict.com). Dit betekent dat er op een door Minddistrict beheerd e-mailadres een e-mail binnenkomt om het wachtwoord aan te maken. Hier zal Minddistrict verder niets mee doen. Met een dergelijk e-mail adres kun je niet direct inloggen maar wel gebruik maken van de gebruikersswitch.

Voor het aanmaken van cliëntaccounts en hiermee testen is het nodig dat de groep 'hulpverlener' aan jouw account is toegekend.

Gebruikerswitch

Op jouw trainingsplatform is de functionaliteit 'Gebruikersswitch' geactiveerd. Daarmee kun je, terwijl je als hulpverlener bent ingelogd, het platform zien vanuit het perspectief van de cliënt zonder telkens apart in- en uit te loggen.

De gebruikerswitch werkt als volgt:

1. Maak een testaccount voor een cliënt aan op de pagina 'Cliënten'.
2. Open in het account van je testcliënt het menu-item ‘Details’.
3. Klik op de knop ‘Gebruikerswitch’ rechtsboven.
4. Bevestig de switch in het volgende scherm.

Reproduceren

Voor jou als applicatiebeheerder en/of servicemedewerker is reproduceren een belangrijke vaardigheid. Reproduceren is het zo goed mogelijk nabootsen van de acties wanneer een gebruiker tegen een probleem aanloopt binnen het Minddistrict platform.

Waarom reproduceren?

Het levert veel informatie op als je het probleem reproduceert. Je kunt:

• ervaren waar de gebruiker precies tegenaan loopt. Mogelijk kun je hierdoor ontdekken wat er aan de hand is en de melder gericht helpen met de oplossing.
• nagaan of het probleem platform breed is of dat alleen de gebruiker tegen dit probleem aanloopt.
• zien of het probleem platform gerelateerd is of dat het probleem wordt veroorzaakt door externe invloeden. Klik hier voor de checklist externe factoren.(Opent in nieuw venster)
• een gedetailleerde report/melding sturen naar de Minddistrict servicedesk als er sprake is van een bug. Het probleem kan daardoor sneller en efficiënter worden opgepakt. Klik hier om te zien hoe je dit kunt doen.(Opent in nieuw venster)
• screenshot te sturen naar de Minddistrict servicedesk zonder bestaande cliëntgegevens (vanwege privacy van cliënten). Lees hier waarom dat belangrijk is.(Opent in nieuw venster)

Hoe pak je dit aan?

Vraag bij de melder van het probleem, welke stappen zijn gemaakt zodat je het probleem zo goed mogelijk kunt reproduceren. Je kunt hiervoor het volgende script gebruiken:

• Scenario: Vraag naar alle stappen die de melder heeft gedaan om het probleem zo goed mogelijk te kunnen reproduceren.
• Verwachte resultaat: Wat had de melder verwacht te zien na volgen van de bovengenoemde stappen?
• Daadwerkelijke resultaat: Welk resultaat is momenteel zichtbaar voor de melder?
• Details en specificaties: Details en specificaties van devices zoals de browser of het model van de mobiele telefoon zijn belangrijk. Een bug of een storing kan namelijk gerelateerd zijn aan bijvoorbeeld de browser of type telefoon. Overzicht belangrijke specificaties:
  • Browser + versienummer
  • Soort device (desktop, tablet, mobiel)
  • Besturingssysteem + versienummer van device
  • Minddistrict app + versienummer

Heb je voldoende informatie verzameld om het probleem te reproduceren? Ga naar het trainingsplatform en doorloop dezelfde stappen als de melder.

Weet je niet hoe het probleem is op te lossen? Neem contact op met de servicedesk van Minddistrict. Ook wij zullen het probleem gaan reproduceren. Lever ons de juiste informatie aan. Lees hier hoe je dat kunt doen.(Opent in nieuw venster)

Als applicatiebeheerder ben je het aanspreekpunt van jouw organisatie voor (technische) vragen over het platform. Daarnaast ben je de contactpersoon van de Minddistrict servicedesk. Wanneer je (tijdelijk) gaat stoppen met het applicatiebeheer, is het noodzakelijk dat er een opvolger wordt aangesteld. Als applicatiebeheerder ben je de enige die een nieuw account kan aanmaken voor collega's en daar de juiste rechten aan toe kan voegen. Ook ben jij degene die configuraties kan aanpassen. Zorg op tijd voor je vertrek voor een opvolger.

Voeg de applicatiebeheerdersgroep toe

Ben je de enige applicatiebeheerder van jouw platform? Voeg dan de applicatiebeheerdersgroep toe aan het account van jouw opvolgende collega. Of maak voor een nieuw collega een applicatiebeheerdersaccount aan. Eerder op deze pagina kun je lezen hoe je dit doet

Geef gegevens door aan de Minddistrict servicedesk

Voor de Minddistrict servicedesk is het noodzakelijk om te weten wie de contactpersonen bij de organisaties zijn en met wie wij kunnen communiceren. Licht daarom de servicedesk in als er een nieuw contactpersoon is. Jouw opvolger wordt dan ook toegevoegd aan de mailinglijst voor de releasenota.

Training

Wijs je nieuwe collega op de verantwoordelijkheden, werkzaamheden en interne afspraken van het applicatiebeheer. Je kunt de nieuwe applicatiebeheerder op de hoogte stellen van deze supportsite of een e-learning voor applicatiebeheer bij de servicedesk van Minddistrict aanvragen.

Elke laatste vrijdag van de maand stuurt Minddistrict een releasenota naar de applicatiebeheerders. De releasenota vertelt wat de laatste ontwikkelingen zijn en bevat belangrijke aankondigingen over het platform. Zo ben je altijd op de hoogte van het laatste nieuws en kun je optimaal gebruik maken van het Minddistrict platform.

Als applicatiebeheerder is het jouw taak om de impact van een komende release in te schatten voor jouw organisatie én de informatie uit de releasenota aan de juiste mensen door te geven.

Alle eerdere releasenota's zijn hier online terug te vinden.(Opent in nieuw venster)

In de releasenota vind je: Nieuw ontwikkelde features Nieuw ontwikkelde content Belangrijke aankondigingen/mededelingen Wijzigingen in het platform

Wil je de komende releasenota's ook graag ontvangen? Meld je hier aan.(Opent in nieuw venster)