(Standaard) beschikbare configuraties cliëntaccounts

Als je deze configuratie instelt kunnen cliënten zichzelf aanmelden voor een account (in plaats van een professional die een account voor hen aanmaakt). Hierbij is het gebruikelijk om op de website van jullie organisatie een link te plaatsen naar de aanmeld pagina of op de inlogpagina van het platform.

Actieve aanmelding-types

Wanneer je de externe aanmeldingen mogelijk maakt, kun je kiezen:

1. voor reguliere aanmeldingen
2. voor anonieme aanmeldingen
3. om beide aan te bieden

Je kunt de volgorde van de aanmeldtypes aanpassen.

Velden in aanmeldingen formulier

De reguliere aanmelding bevat standaard de volgende velden:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• E-mailadres
• Wachtwoord (hier aan te maken)

De anonieme aanmelding bevat standaard de volgende velden:

Beide aanmeldformulieren kun je met enkele velden uitbreiden. Afhankelijk van het aanmeld-type dat je hebt toegevoegd kan dit via de knop 'Anonieme aanmelding' en/of 'Reguliere aanmelding'.

Welke knop je ziet hangt af van welk aanmelding-type je hebt toegevoegd. Heb je beide toegevoegd? Je ziet beide knoppen:

• reguliere aanmelding heeft een optie om een veld 'telefoonnummer' te (de)activeren en deze eventueel verplicht te stellen.
• Voor anonieme aanmeldingen zijn er die mogelijkheden voor de velden: 'leeftijd' en 'geslacht'

Overige configuraties voor aanmeldingen die je kunt aanpassen

Naast de standaardvelden in het aanmeldformulier zijn een aantal velden configureerbaar:

• Toon een link naar het aanmeldformulier op de inlogpagina: Je kunt er voor kiezen op de inlogpagina de link naar het aanmeldformulier te tonen. De link verbergen zal je waarschijnlijk doen op het moment dat je een aanmeldscreening als (zelf)test aanbiedt. De cliënt zal dan via het resultaat van de zelftest naar het aanmeldformulier gaan en niet via een link op de inlogpagina.

  
  

  

  
  

• Introductie: Het is mogelijk een introductie tekst te schrijven die dan bovenaan het aanmeldformulier komt te staan.
• Automatisch accepteren: Je kunt ervoor kiezen om aanmeldingen automatisch te accepteren óf dat een secretaresse deze eerst accordeert.

  Kies je voor automatisch geaccepteerd? De cliënt kan na het aanmelden meteen inloggen op het platform. Of het een goed idee is om automatisch te accepteren hangt af van andere instellingen op het platform. Bijvoorbeeld of er automatisch modules aan het account worden toegekend of dat de cliënt gebruik kan maken van zelfhulpmodules. Als één van deze beide niet mogelijk is komt de cliënt op een lege homepage.

• Aanmeldcode: Binnen het platform is het mogelijk om aanmeldcodes te genereren om uit te delen aan (potentiële) cliënten.

  Activeer je deze optie? Het veld 'aanmeldcode' is dan een verplicht veld voor zowel de reguliere als de anonieme aanmeldingen.  De juistheid van de code wordt gecontroleerd. Zodra je dit veld in de aanmeldformulieren activeert krijg je, als applicatiebeheerder, de mogelijkheid om de aanmeldcodes te beheren. Bovenaan de pagina verschijnt een link naar het aanmeldcodebeheer.

  

  
  

  Op de pagina 'Beheer aanmeldcodes maak je nieuwe aanmeldcodes aan via de button '+ Genereer aanmeldcodes'. Ook zie je hier een lijst van eerder uitgegeven aanmeldcodes en of deze gebruikt zijn. Zijn ze gebruikt? Dan zie je wanneer dit was.

  
  

  

  
  

• Email secretaresse: Bij nieuwe geverifieerde aanmeldingen kun je automatisch een e-mail laten versturen naar personen met de rol van secretaresse met de vraag om deze aanmelding te bekijken.
• Sta het samenvoegen van accounts toe: Soms hebben cliënten al een account en melden ze zich opnieuw aan met het zelfde e-mailadres.  De aanmeldgegevens worden dan samengevoegd in het bestaande account.
• Motivatie: Dit is een open tekst veld. De cliënt kan hier de reden voor aanmelden invullen.

  Activeer je dit veld? Het veld wordt aan zowel de reguliere als de anonieme aanmeldingsformulieren toegevoegd. Je hebt de keuze om dit veld verplicht te maken.

• Gebruikersvoorwaarden: Je kunt als organisatie eigen gebruikersvoorwaarden toevoegen aan het aanmeldformulier. Deze voorwaarden voeg je in dit veld toe als pdf-document. Bij het accepteren van de voorwaarden wordt deze pdf getoond in plaats van de Minddistrict gebruikersvoorwaarden. Zet je deze functie aan, dan wordt de pfd bij zowel de reguliere als de anonieme aanmelding getoond.

Pre-aanmeldscreening

Als je deze functie activeert, doorlopen cliënten een zelftest/screening voordat zij zich aanmelden in het Minddistrict platform. 

Directe link naar aanmeldformulier

Als je deze functie activeert, kunnen cliënten zich tijdens het invullen van de screening op elk moment aanmelden. In de screening staat een link naar het aanmeldformulier. Ze hoeven de zelftest niet helemaal af te maken om zich al aan te melden voor een account.

Signup screening link aanmaken

Naast de juiste configuraties voor een pre-aanmeld screening is er een screening nodig en een link naar deze screening. Deze link kun je bijvoorbeeld op jullie website zetten of op de inlogpagina van het platform(Opent in nieuw venster). De juiste indeling van de link ziet er als volgt uit:

• Vul tussen de […] de link verder in: https://[CUSTOMER-PLATFORM-URL]/screening?create=[CONTENTID-SCREENING]&open=1. 
• Dit is een voorbeeld van hoe een link er uit kan zien na aanpassing: https://voorbeeld.training.minddistrict.com/screening?create=9a2a8f7afed84191826fa8508945c6df&open=1.

Om gebruik te maken van een aanmeldscreening is het noodzakelijk dat:
tenminste één aanmeldtype actief is de configuratie 'Aanmelden'
een screening in jullie catalogus staat 
Heb je een link naar de signup screening gemaakt die niet werkt? Stuur een e-mail naar de Minddistrict servicedesk met daarin de link, het ID en de naam van de screening en de URL van jullie platform. Dan kijken we graag met je mee.

In deze configuratie kun je een aantal zaken rondom de cliëntaccounts bepalen.

Bij het toevoegen van een cliëntaccount wordt een dossier aangemaakt met cliëntdetails. De aanmelding bevat een aantal standaard velden. De standaardvelden kunnen via deze configuratie eventueel worden aangevuld.

Standaard velden bij aanmaken accounts

Het formulier dat professionals gebruiken om cliënten toe te voegen bevat standaard de volgende velden:

Maken jullie gebruik van labels en/of pakketten? Deze staan dan ook in het formulier als standaardveld.(Opent in nieuw venster)

De aanmeldformulieren die de cliënt zelf invult(Opent in nieuw venster) staan bovenaan deze supportpagina beschreven.

Configureerbare velden in het cliëntdossier

Naast de standaardvelden in de verschillende formulieren kun je een aantal extra velden activeren of verplicht maken:

• Verplicht veld geboortedatum:  standaard is deze niet verplicht.
• Cliënt ID: Dit is een open-tekst veld voor een ID van de cliënt. Organisaties die dit gebruiken vullen dit in veel gevallen met het cliëntnummer uit het EPD. Dit moet een unieke code per cliënt zijn. Je kunt er ook voor kiezen dit veld verplicht te maken.
• Dwing een uniek ID voor alle gebruikers af: In theorie is het mogelijk dat een gebruiker in het platform een account heeft als cliënt én als hulpverlener (denk aan ervaringsdeskundigen).
  Op het moment dat deze optie geactiveerd is voor bij beide accounts uniek ID nodig. Dit veld wordt vooral gebruikt als accounts via een koppeling worden aangemaakt.
  Een uniek e-mailadres is altijd noodzakelijk.
• Telefoonnummer: Dit is een numeriek veld. Dit veld kan optioneel of verplicht zijn.
• Verplicht labels: Maakt jouw organisatie gebruik van labels?(Opent in nieuw venster) Je kunt het verplicht stellen om een label te selecteren bij aanmaak van een cliëntaccount.

Via de button 'Details anonieme cliënt' kun je enkele velden voor het anonieme aanmeldformulier aanpassen.

Meer informatie over het anoniem aanmelden(Opent in nieuw venster) vind je bovenaan deze supportpage.

Toestaan van handmatige wijzigingen

Worden cliëntaccounts in het Minddistrict platform aangemaakt via een koppeling? Dan is deze configuratie belangrijk.Bij een koppeling worden de cliëntdetails uit bijvoorbeeld het EPD in het Minddistrict account overgenomen.

Applicatiebeheerders kunnen kiezen tussen drie instellingen wat betreft handmatige aanpassingen in geval van een externe integratie:

• Nooit handmatige aanpassingen toestaan: Cliëntgegevens kunnen nooit worden aangepast. Alleen een extern systeem bepaalt de gegevens van het cliëntenaccount.
• Beveilig extern beheerde accounts: Dit is de standaardinstelling. Cliëntenaccounts die zijn aangemaakt vanuit een extern systeem, kunnen niet worden aangepast in het platform. Handmatig aangemaakte accounts in het Minddistrict platform zijn wel aan te passen in het platform zelf.
• Altijd handmatige aanpassingen toestaan (en zelfs als dat extern beheerde accounts overschrijft): Accounts aanpassen kan altijd in het Minddistrict platform zelf. Daarbij maakt het niet of deze via een koppeling zijn aangemaakt of handmatig.

Let op bij het wijzigen van deze instellingen: De standaard instelling is 'Beveilig extern beheerde accounts'. Dit voorkomt dat bij een koppeling de gegevens in bijvoorbeeld een EPD en het Minddistrict platform niet uiteenlopen. Dat kan tot fouten leiden. Was er een goede reden om dit even aan te passen? Zet de instelling altijd meteen terug naar deze standaard instelling.

Cliënten kunnen naasten uit nodigen voor support.Via deze naastenaccounts kan de cliënt gesprekken voeren met vrienden of familie.

Naasten kunnen ook deelnemen aan gesprekken die de cliënt met de behandelaar heeft, maar alleen op initiatief van de cliënt. De naaste wordt zelf ondersteunt via een zelfhulpcatalogus met tools die speciaal voor hen gemaakt zijn.

Cliënten toestaan om naasten uit te nodigen

Deze optie is standaard beschikbaar zodat het voor cliënten mogelijk is om naasten uit te nodigen. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met cliënten waarbij het niet wenselijk dat deze naasten uitnodigen. 

Is het voor jouw organisatie onwenselijk dat cliënten naasten uitnodigen? Dan kun je deze instelling uitvinken zodat geen enkele cliënt een naaste kan toevoegen. Of je kunt instellen dat begeleidende hulpverleners dit per cliënt aanpassen. In dit laatste geval adviseren we om dit eerst goed in te regelen per account voordat je standaard cliënten toestaat om naasten uit te nodigen.

Sta hulpverleners toe om de naastenfunctie per cliënt uit te zetten

Hier bepaal je dat hulpverleners voor specifieke cliënten de naastenfunctie kan uitschakelen.  Dit kan alleen als de cliënt nog geen naasten heeft toegevoegd.  Mogen bepaalde cliënten geen naasten uitnodigen? Het is aanbevolen om dit eerst goed in te regelen per account en daarna pas de standaard om naasten uit te nodigen weer te activeren. 

Toon zelfhulpcatalogus aan naasten

In de zelfhulpcatalogus voor naasten staan modules die specifiek voor hen ontwikkeld zijn. Deze optie staat standaard aan. Terwijl professionals geen toegang hebben tot de naastenaccounts kunnen ze zo toch gebruik maken van deze ondersteunende tools.

Activeer automatisch nieuw beschikbare zelfhulp content

Ook deze optie staat standaard geactiveerd. Dit betekent dat nieuwe zelfhulptools voor naasten meteen zichtbaar zijn in de zelfhulpcatalogus zodra ze worden geactiveerd op jullie platform.
Wil je dit liever zelf beheren? Dat kan via de button 'Beheer zelfhulpcatalogus voor naasten'.

Beheer zelfhulpcatalogus voor naasten

Via de button 'Beheer zelfhulpcatalogus voor naasten' kom je in een overzicht van beschikbare tools voor naasten.

Staat de optie 'Activeer automatisch nieuw beschikbare zelfhulp content' geactiveerd? Dan zijn in dit overzicht alle titels aangevinkt. Je kunt hier bepalen welke titels je beschikbaar wilt stellen in de zelfhulpcatalogus voor naasten.

Deze configuratie is voor het beheer van de zelfhulpcatalogus voor cliënten.

De instellingen voor de zelfhulpcatalogus voor naasten kun je aanpassen in de configuratie voor naasten.

Zelfhulpcatalogus beschikbaar maken voor cliënten.

Deze staat standaard actief. Cliënten hebben zo toegang tot zelfhulptools (bijv. modules of dagboeken) en kunnen die zelf starten. Deze interventies kan de cliënt onbegeleid en zelfstandig maken. Zijn er geen tools beschikbaar in de zelfhulpcatalogus maar staat deze hier wel geactiveerd? Cliënten zien dan wel de tab 'Catalogus' alleen is deze leeg.

Nieuwe content die geschikt is voor zelfhulp automatisch activeren

Ook deze staat standaard geactiveerd. Zodra zelfhulp content wordt geactiveerd op jullie platform komt deze in de zelfhulpcatalogus te staan. Wil je helemaal zelf bepalen welke modules daar wel of niet zichtbaar zijn? Dan kun je deze optie deactiveren. Dan regel je via 'Beheer zelfhulpcatalogus' welke tools je daar beschikbaar stelt.

Beheer zelfhulpcatalogus

Zodra je op de button 'Beheer' klikt kom je in het overzicht van beschikbare zelfhulptools voor cliënten.

Is in de configuratie al bepaald dat alle beschikbare zelfhulp automatisch beschikbaar is? Dan zijn hier alle titels aangevinkt. Desgewenst kun je er één of meerdere uitvinken. Andersom kun je hier ook titels aanvinken als nieuwe zelfhulptools niet automatisch beschikbaar komen in de zelfhulpcatalogus.

Wil je het beheer van zelfhulptools zelf in de hand houden? Hou dan de releasenota's in de gaten. Daar worden nieuwe tools aangekondigd. Betreft het een zelfhulp? Dan staat dat erbij, zo weet je or je eventueel actie moet ondernemen om een tool in de zelfhulpcatalogus te activeren.